Pembicara yang datang dari luar Papua sering tiba sehari sebelum acara. Jadwal uji materi dan pengenalan ruang sebaiknya disiapkan pada sore atau malam sebelumnya.
Konferensi & Eksibisi
Conference support yang menyatukan program, peserta, dan produksi
Konferensi di Papua membutuhkan ketelitian pada agenda, ruang sesi, pembicara, peserta, registrasi, presentasi, audio-visual, dokumentasi, dan perpindahan antar ruang. Setiap kebutuhan harus punya pemilik dan tenggat keputusan.
KategoriKonferensi & Eksibisi
HargaMulai Rp24.080.000 / paket
CakupanTanah Papua
Penawaran disusun setelah brief diperiksa
Spesifikasi, jadwal, lokasi, akses venue, kebutuhan logistik, dan ruang lingkup produksi dibahas lebih dulu agar penawaran tidak bergantung pada asumsi.
Brief sebelum penawaran
Yang perlu dikunci untuk Professional Conference Organizer (PCO)
Susun conference flow dari sudut pandang peserta dan pembicara, lalu turunkan menjadi room plan, technical requirement, registration flow, dan jadwal kru.
- 01
Agenda utama dan paralel, profil pembicara, jumlah peserta, kebutuhan moderator, serta format tanya jawab.
- 02
Layout ruang, meja panel, mikrofon, presentasi, layar, confidence monitor bila relevan, dokumentasi, dan rekaman.
- 03
Registrasi, badge atau identifikasi peserta, check-in, help desk, serta perpindahan peserta antar sesi.
- 04
Timeline materi pembicara, technical check, perubahan agenda, dan siapa yang memberi keputusan final sebelum sesi berjalan.
Gambaran layanan
Cara kerja Professional Conference Organizer (PCO) untuk acara di Papua
Professional conference organizer bekerja di sisi program dan peserta, bukan hanya di sisi teknis. Tugasnya mencakup undangan pembicara, pengumpulan materi, susunan sesi, moderasi, registrasi, badge atau sertifikat, serta komunikasi dengan peserta sebelum dan sesudah konferensi.
Pada hari pelaksanaan, PCO menjalankan ruang sidang berdasarkan jadwal menit demi menit. Setiap ruang memiliki penanggung jawab yang memastikan materi pembicara sudah dimuat, mikrofon siap, waktu dijaga, dan sesi berikutnya dapat dimulai tepat waktu. Pertanyaan peserta, pergantian pembicara, dan kebutuhan penerjemah ditangani dari meja sekretariat.
Kondisi lapangan
Catatan pelaksanaan Professional Conference Organizer (PCO)
Peserta konferensi ilmiah atau profesi sering membutuhkan sertifikat kehadiran. Data registrasi yang rapi sejak pendaftaran memudahkan penerbitan sertifikat setelah acara.
Ruang paralel yang letaknya berjauhan memerlukan petunjuk arah dan jeda yang cukup untuk berpindah, agar sesi berikutnya tidak dimulai di depan kursi kosong.
Contoh acara
Contoh acara yang memakai Professional Conference Organizer (PCO)
Gambaran kebutuhan berikut membantu mencocokkan Professional Conference Organizer (PCO) dengan acara yang sedang direncanakan.
Sesi pleno, presentasi makalah di ruang paralel, dan sertifikat bagi peserta.
Diskusi kelompok, fasilitator, dan rangkuman hasil pada sesi penutup.
Pembicara dan peserta daring bergabung melalui siaran, dengan moderator yang mengelola pertanyaan.
Panel narasumber, pemaparan program, dan sesi pertemuan bisnis antarpeserta.
Harga mulai
Harga Professional Conference Organizer (PCO)
Paket seminar basic (100–200 peserta) di Jayapura: mulai Rp24.080.000 / paket
Rp24.080.000 / paket
Rp1.500.000 / paket/hari
Rp250.000 / unit/hari
Rp75.000 / pcs
Rp7.500.000 / paket
Harga mulai mengacu pada paket seminar basic untuk 100 sampai 200 peserta di Jayapura. Jumlah hari, ruang paralel, kebutuhan siaran, dan layanan sekretariat menentukan penawaran akhir.
Item yang berasal dari daftar sewa harian tercatat sudah termasuk PPN 12%; perlakuan PPN item produksi lainnya ditegaskan di penawaran tertulis.
Sumber angka: Daftar harga Papua Kreatif yang berlaku sejak 31 Juli 2026. Harga daftar dihitung untuk pelaksanaan di Jayapura; harga final mengikuti lokasi, tanggal, skala, dan durasi acara, dan acara di luar Jayapura dikenai penyesuaian lokasi.
Dokumentasi produksi
Bukti visual yang relevan dengan layanan
Dokumentasi ruang rapat digunakan sebagai referensi visual penataan kegiatan resmi; kebutuhan konferensi tetap disusun dari agenda dan venue.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang Professional Conference Organizer (PCO)
Apa beda PCO dengan event organizer umum?
PCO berfokus pada program konferensi: pembicara, materi, sesi, peserta, dan sekretariat. Event organizer umum mencakup produksi acara apa pun. Untuk konferensi, keduanya sering digabung dalam satu tim.
Apakah PCO mengurus pendaftaran peserta?
Bisa, mulai dari formulir pendaftaran, konfirmasi, registrasi di lokasi, badge, sampai rekap kehadiran. Lingkupnya dicantumkan di penawaran.
Bagaimana materi pembicara dikelola?
Materi dikumpulkan sebelum acara dengan format dan batas waktu yang disepakati, lalu diuji di ruang sidang. Pembicara dapat memeriksa tampilan materinya pada sesi uji.
Apakah konferensi dapat disiarkan untuk peserta daring?
Bisa. Sesi dapat disiarkan ke Zoom atau YouTube, dengan audio diambil langsung dari sound system dan pertanyaan daring disampaikan melalui moderator.
Apakah sertifikat peserta dapat disiapkan?
Bisa, bila data peserta dikumpulkan sejak pendaftaran. Desain, penandatangan, dan cara pembagian sertifikat disepakati sebelum acara.
Panduan terkait
Pelajari keputusan teknis sebelum mengirim brief
Lanjutkan perencanaan