Tentukan kegunaannya lebih dulu
Foto untuk laporan kegiatan, video untuk kanal publik, arsip internal, dan siaran langsung untuk peserta jarak jauh adalah empat kebutuhan berbeda. Masing-masing menuntut jumlah kru, posisi, dan perangkat yang berbeda, meski acaranya sama.
Menyebut 'dokumentasi' tanpa menjelaskan kegunaannya adalah cara tercepat untuk mendapatkan hasil yang tidak terpakai. Tuliskan apa yang akan dilakukan dengan hasilnya, siapa yang memakainya, dan kapan dibutuhkan.
Posisi kamera adalah keputusan tata letak
Posisi kamera perlu ditentukan bersamaan dengan denah venue, bukan setelahnya. Kamera yang ditempatkan belakangan biasanya berakhir di posisi yang menghalangi peserta, atau justru pada sudut yang membuat panggung tampak kosong.
- Sudut utama yang menangkap panggung secara keseluruhan.
- Sudut dekat untuk wajah pembicara dan penampil.
- Sudut untuk menangkap reaksi audiens.
- Ruang berdiri dan berpindah bagi juru foto tanpa memasuki bidang pandang penonton.
- Posisi yang tidak menghalangi jalur tamu kehormatan dan jalur evakuasi.
- Kebutuhan daya dan kabel di setiap posisi kamera.
Audio adalah bagian tersulit dari siaran
Kualitas gambar yang buruk masih bisa ditonton; audio yang buruk membuat siaran ditinggalkan. Karena itu audio untuk rekaman dan siaran diambil dari sistem audio acara melalui keluaran khusus, bukan dari mikrofon bawaan kamera yang merekam pantulan ruangan.
Kebutuhan ini harus masuk ke dalam daftar input audio sejak awal, karena memengaruhi pemilihan perangkat dan jumlah keluaran yang tersedia. Bila baru diminta pada hari pemasangan, sering kali jalurnya sudah tidak tersedia.
Pencahayaan untuk mata dan untuk kamera
Pencahayaan panggung yang terlihat dramatis bagi penonton bisa menghasilkan wajah yang gelap atau warna yang aneh di kamera. Perbedaan tingkat terang antara panggung dan latar belakang yang terlalu besar juga sulit ditangani kamera.
Bila hasil rekaman termasuk kebutuhan utama, sampaikan sejak tahap desain lighting. Penyesuaian kecil pada arah dan tingkat cahaya jauh lebih murah daripada memperbaiki rekaman setelah acara selesai.
Jaringan untuk siaran langsung
Siaran langsung menuntut koneksi yang stabil, bukan hanya cepat. Yang perlu diperiksa adalah kecepatan unggah pada jam acara, kestabilannya selama durasi penuh, dan apakah jaringan tersebut dipakai bersama peserta.
Uji koneksi di titik siaran pada waktu yang mendekati jam acara, bukan pada pagi hari saat gedung masih sepi. Siapkan juga jalur cadangan dan sepakati apa yang dilakukan bila koneksi terputus di tengah acara — apakah siaran dijeda, dilanjutkan tanpa gambar, atau hanya direkam untuk diunggah kemudian.
Hak penggunaan gambar dan penyerahan hasil
Sepakati sejak awal siapa yang memiliki hasil dokumentasi, untuk keperluan apa boleh dipakai, dan bagaimana file diserahkan. Sertakan juga tenggat penyerahan hasil mentah maupun hasil olahan, karena kebutuhan publikasi biasanya punya batas waktunya sendiri.
Untuk publikasi yang menampilkan wajah orang, izin penggunaan gambar diurus sebelum dipublikasikan. Ini berlaku untuk peserta, tamu, dan siapa pun yang terlihat jelas dalam gambar — dan lebih mudah diurus saat acara berlangsung daripada beberapa minggu setelahnya.