Siapkan rencana cadangan ketika jaringan venue tidak stabil: daftar peserta cetak, perangkat yang dapat bekerja tanpa koneksi lalu disinkronkan kemudian, dan petugas yang memahami kedua cara tersebut.
Konferensi & Eksibisi
Sistem registrasi event: dari formulir pendaftaran sampai laporan kehadiran
Registrasi adalah titik pertama peserta bertemu acara Anda. Sistem registrasi event mengatur bagaimana calon peserta mendaftar, bagaimana datanya dikumpulkan dan diperiksa, bagaimana mereka menerima konfirmasi, lalu bagaimana kehadiran dicatat di lokasi. Tujuannya sederhana: panitia tahu siapa yang akan datang, peserta tahu harus ke mana, dan antrean di pintu masuk tidak menahan pembukaan acara.
KategoriKonferensi & Eksibisi
HargaBerdasarkan penawaran
CakupanTanah Papua
Penawaran disesuaikan dengan acara Anda
Tim akan meninjau spesifikasi, jadwal, lokasi, dan kebutuhan logistik sebelum menyusun ruang lingkup pekerjaan dan penawaran.
Gambaran layanan
Cara kerja Sistem Registrasi Acara untuk acara di Papua
Untuk kegiatan di Tanah Papua, registrasi juga perlu memperhitungkan kondisi lapangan: koneksi internet venue yang bisa berubah, peserta yang datang dari kabupaten lain dengan jadwal penerbangan berbeda, serta kebutuhan laporan kehadiran yang rapi untuk pertanggungjawaban kegiatan. Karena itu alur daring dan alur manual sebaiknya dirancang bersamaan, bukan satu sebagai tambahan dari yang lain.
Cakupan pekerjaan
Yang termasuk dalam Sistem Registrasi Acara
- 01
Formulir pendaftaran daring dengan kolom yang disepakati panitia, termasuk kategori peserta, instansi, dan kebutuhan khusus bila ada.
- 02
Pengelolaan data peserta: pemeriksaan duplikat, kuota per kategori, daftar tunggu, dan ekspor data untuk panitia.
- 03
Konfirmasi dan pengingat kepada peserta terdaftar, beserta informasi venue, jadwal, dan dokumen yang perlu dibawa.
- 04
Meja registrasi di lokasi, ID card dan lanyard, penanda jalur antrean, serta petugas yang memegang daftar peserta.
- 05
Rekap kehadiran per sesi atau per hari untuk laporan kegiatan, sertifikat, atau keperluan administrasi lainnya.
Kondisi lapangan
Catatan pelaksanaan di Tanah Papua
Peserta dari luar kota sering tiba bergelombang mengikuti jadwal penerbangan atau kapal. Registrasi ulang di hotel atau di malam sebelum acara bisa mengurangi antrean pada pagi hari pembukaan.
Pastikan titik listrik untuk laptop, printer ID card, dan pemindai tersedia di area registrasi, dan letakkan meja jauh dari jalur bongkar muat produksi agar arus peserta tidak bertabrakan dengan kru.
Contoh acara
Contoh penggunaan Sistem Registrasi Acara
Gambaran kebutuhan berikut membantu Anda mencocokkan layanan dengan jenis acara yang sedang direncanakan.
Peserta dari beberapa OPD atau kabupaten mendaftar lebih dulu, lalu kehadiran per hari direkap untuk laporan kegiatan.
Pendaftaran terbuka dengan kuota, konfirmasi otomatis, dan daftar hadir yang menjadi dasar penerbitan sertifikat.
Peserta memilih sesi saat mendaftar sehingga panitia dapat menyesuaikan ruang dan materi sebelum hari pelaksanaan.
Daftar undangan tertutup, konfirmasi kehadiran, dan meja registrasi yang sekaligus menjadi titik pembagian perlengkapan acara.
Harga mulai
Harga Sistem Registrasi Acara
Harga berdasarkan penawaran
Rp7.850.000 / set
Rp75.000 / pcs
Rp2.000.000 / unit/hari
Sistem registrasi disusun dari jumlah peserta, jumlah sesi, kebutuhan data, dan cara check-in, sehingga harganya diberikan melalui penawaran. Beberapa komponen fisik di area registrasi sudah memiliki harga daftar.
Item yang berasal dari daftar sewa harian tercatat sudah termasuk PPN 12%; perlakuan PPN item produksi lainnya ditegaskan di penawaran tertulis.
Sumber angka: Daftar harga Papua Kreatif yang berlaku sejak 31 Juli 2026. Harga daftar dihitung untuk pelaksanaan di Jayapura; harga final mengikuti lokasi, tanggal, skala, dan durasi acara, dan acara di luar Jayapura dikenai penyesuaian lokasi.
Brief sebelum penawaran
Informasi yang perlu disiapkan
Untuk memulai, kirimkan perkiraan jumlah peserta, kategori peserta, tanggal pendaftaran dibuka dan ditutup, data yang wajib dikumpulkan, serta bentuk laporan kehadiran yang dibutuhkan panitia. Dari situ alur registrasi, jumlah petugas, dan perlengkapan meja registrasi dapat dihitung.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang Sistem Registrasi Acara
Kapan formulir registrasi sebaiknya dibuka?
Formulir dibuka setelah kategori peserta, kuota, dan informasi yang wajib diisi disepakati panitia. Untuk kegiatan dengan peserta dari luar kota, membuka pendaftaran lebih awal membantu peserta mengatur perjalanan dan membantu panitia menyiapkan ruang serta konsumsi.
Apakah registrasi tetap berjalan bila internet di venue terputus?
Alur registrasi dirancang dengan cadangan manual: daftar peserta cetak, perangkat yang tetap dapat mencatat kehadiran tanpa koneksi, dan proses sinkronisasi setelah jaringan kembali. Pemeriksaan jaringan venue dilakukan sebelum hari pelaksanaan.
Data apa saja yang dikumpulkan dari peserta?
Hanya data yang memang dibutuhkan acara, misalnya nama, instansi, kontak, kategori, dan pilihan sesi. Kolom tambahan disepakati bersama panitia supaya formulir tidak terlalu panjang dan data peserta dikelola sesuai keperluan kegiatan.
Bisakah registrasi digabung dengan QR check-in dan ID card?
Bisa. Data pendaftaran dapat menjadi dasar kode QR untuk check-in dan cetak ID card, sehingga satu data peserta dipakai dari pendaftaran sampai rekap kehadiran tanpa diketik ulang.
Bagaimana laporan kehadiran diserahkan?
Rekap kehadiran diserahkan dalam format yang disepakati, misalnya per hari, per sesi, atau per kategori peserta. Format ini dibahas di awal karena sering dibutuhkan untuk pertanggungjawaban kegiatan atau penerbitan sertifikat.
Lanjutkan perencanaan