Jadwal kehadiran pejabat dapat berubah mendekati hari acara. Rundown sebaiknya memiliki versi cadangan yang sudah disetujui protokol agar tim teknis dapat menyesuaikan dengan cepat.
Manajemen Acara
Produksi kegiatan pemerintah dengan protokol dan keputusan lapangan yang jelas
Kegiatan pemerintah membutuhkan koordinasi antara program, protokol, venue, tamu kehormatan, dokumentasi, dan produksi teknis. Di Papua, jadwal mobilisasi dan kesiapan venue perlu masuk ke rencana yang sama sejak awal.
KategoriManajemen Acara
HargaBerdasarkan penawaran
CakupanTanah Papua
Penawaran disusun setelah brief diperiksa
Spesifikasi, jadwal, lokasi, akses venue, kebutuhan logistik, dan ruang lingkup produksi dibahas lebih dulu agar penawaran tidak bergantung pada asumsi.
Brief sebelum penawaran
Yang perlu dikunci untuk Acara Pemerintah
Kebutuhan teknis sebaiknya mengikuti susunan acara dan protokol, bukan sebaliknya. Setiap perubahan agenda perlu punya jalur keputusan yang jelas.
- 01
Susunan acara, daftar kategori tamu, kebutuhan protokol, posisi pejabat atau panel, serta jalur masuk dan keluar.
- 02
Backdrop, panggung, audio, visual, lighting, dokumentasi, meja panel, dan kebutuhan branding yang sudah disetujui.
- 03
Waktu load-in, pemeriksaan venue, technical check, gladi bila diperlukan, serta batas waktu pembongkaran.
- 04
PIC program, protokol, venue, dan produksi beserta jalur eskalasi untuk perubahan mendadak.
Gambaran layanan
Cara kerja Acara Pemerintah untuk acara di Papua
Kegiatan pemerintah memiliki susunan acara yang terikat tata upacara dan urutan kehormatan. Pembukaan, laporan panitia, sambutan, penandatanganan, dan prosesi peresmian perlu terjadwal tepat karena melibatkan pejabat yang waktunya terbatas. Produksi teknis mengikuti urutan ini, termasuk kapan mikrofon aktif, kapan musik masuk, dan kapan kamera mengambil gambar.
Perencanaan juga mencakup jalur pergerakan tamu kehormatan dari kedatangan sampai tempat duduk, posisi meja penandatanganan, ruang tunggu, dan area media. Koordinasi dengan protokol instansi dan pengamanan dilakukan sebelum gladi, sehingga tata letak panggung dan peralatan tidak perlu dipindahkan setelah semuanya terpasang.
Kondisi lapangan
Catatan pelaksanaan Acara Pemerintah
Upacara di lapangan terbuka membutuhkan audio yang menjangkau seluruh barisan peserta sampai baris paling belakang, serta tenda atau peneduh untuk tamu kehormatan.
Dokumen pengadaan sering membutuhkan rincian item dan satuan yang jelas. Penawaran dapat disusun per komponen agar mudah dicocokkan dengan format anggaran instansi.
Contoh acara
Contoh acara yang memakai Acara Pemerintah
Gambaran kebutuhan berikut membantu mencocokkan Acara Pemerintah dengan acara yang sedang direncanakan.
Sound system untuk lapangan luas, panggung kehormatan, tenda, dan dokumentasi upacara.
Prosesi pembukaan, penandatanganan prasasti, sambutan, dan liputan media.
Ruang sidang dengan meja pimpinan, mikrofon peserta, layar presentasi, dan registrasi.
Panggung sederhana di balai kampung, audio, layar, dan konsumsi peserta.
Harga mulai
Harga Acara Pemerintah
Harga berdasarkan penawaran
Rp35.000.000 / paket/hari
Rp25.000.000 / paket/hari
Rp15.000.000 / paket/hari
Rp2.500.000 / m²
Rp720.000 / orang/hari
Kegiatan pemerintah berskala VVIP disusun sebagai penawaran khusus karena menggabungkan sound utama berdaya besar, panggung lebar, lighting profesional, LED, dan genset. Komponen di bawah adalah harga sewa satuan di Jayapura sebagai acuan awal.
Angka daftar di atas tercatat sudah termasuk PPN 12%.
Sumber angka: Daftar harga Papua Kreatif yang berlaku sejak 31 Juli 2026. Harga daftar dihitung untuk pelaksanaan di Jayapura; harga final mengikuti lokasi, tanggal, skala, dan durasi acara, dan acara di luar Jayapura dikenai penyesuaian lokasi.
Dokumentasi produksi
Bukti visual yang relevan dengan layanan
Dokumentasi panggung kegiatan pemerintah memperlihatkan penataan panggung, backdrop, meja panel, dan elemen ruang yang telah dikerjakan.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang Acara Pemerintah
Apakah penawaran dapat disesuaikan dengan format anggaran instansi?
Bisa. Penawaran disusun per komponen dengan satuan dan volume yang jelas sehingga mudah dicocokkan dengan dokumen anggaran atau pengadaan.
Bagaimana koordinasi dengan protokol instansi?
Tim produksi mengikuti susunan acara dan arahan protokol. Rapat koordinasi dan gladi dijadwalkan bersama agar posisi tamu, mikrofon, dan kamera sesuai tata upacara.
Bagaimana kebutuhan sound untuk upacara di lapangan?
Daftar harga mencantumkan sound utama 20 kW untuk acara VVIP dan lapangan terbuka. Jumlah dan posisi speaker ditentukan setelah melihat luas lapangan dan susunan barisan peserta.
Bagaimana jika jadwal pejabat berubah?
Rundown cadangan disiapkan bersama protokol. Tim teknis menyesuaikan urutan musik, mikrofon, dan tayangan sesuai keputusan PIC yang berwenang.
Apakah kegiatan di kabupaten di luar Jayapura bisa dilayani?
Bisa, dengan perencanaan mobilisasi alat dan kru. Penyesuaian lokasi berlaku, sementara tiket, akomodasi, dan kargo dihitung terpisah.
Panduan terkait
Pelajari keputusan teknis sebelum mengirim brief
Lanjutkan perencanaan